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VELOCITA’ INCREDIBILE. VALORE INCREDIBILE.

Con il Noleggio Stampanti Refill proponiamo un modo completamente nuovo di stampare.

Refill Noleggio Stampanti rivoluziona e reinventa la stampa aziendale con i dispositivi più ecologici e veloci del mondo.

Non sono laser, non sono a getto di inchiostro ma sono il meglio di entrambi i metodi di stampa.

Il servizio di noleggio stampanti Refill propone un’alternativa del tutto nuova per la stampa aziendale e non solo: anche i privati e le pubbliche amministrazioni possono beneficiare della nuova tecnologia grazie ad una linea dedicata.

I dispositivi del noleggio stampanti Refill con la nuova tecnologia PageWide sono stati progettati con un minor numero di parti in movimento. La barra di stampa fissa che copre l’intera larghezza della pagina consente velocità senza paragoni, maggiore affidabilità e minori parti di ricambio, il tutto con qualità di stampa professionale al minor costo operativo totale della sua categoria.

ARIA PIÙ PULITA:Niente emissioni di polveri sottili

BASSO RUMORE:Il rumore è ridotto al minimo grazie alla stampa con singolo passaggio

RISPARMIO ENERGETICO:Grazie all’assenza di un fusore, si risparmia fino all’84% di energia

RISPARMIO ECONOMICO:Risparmio fino al 75% sui rifiuti speciali da smaltire

Scegliendo un servizio di Noleggio stampanti Refill per arrivare ad ottenere quanto sopra procederemo prima ad una consulenza mirata con i seguenti passaggi:  

  • Analisi del vostro ambiente di stampa
  • Progettazione del vostro ambiente di stampa
  • Realizzazione del progetto
  • Implementazione tecnica
  • Monitoraggio da remoto dei dispositivi
  • Assistenza tecnica e manutenzione on site
  • Report analitici

Scegli Refill per la tua Libertà di Stampa

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Bioconvergenza

Come la tecnologia ispirata alla natura sta trasformando il nostro mondo

La BioConvergenza é l’ incontro di 3 tecnologie ispirate dalla natura : biologia, fisica ed Elaborazione Dati messi insieme da processi ed elementi esistenti in natura…

Questa è la vera innovazione per preservare il nostro futuro e Refill attiva nel campo delle tecnologie di stampa da 25 anni,  lo ricerca nella selezione di dispositivi di stampa prodotti e producenti stampe con materie prime provenienti da BioConvergenza. In power team con Hp, Refill oltre a programmi di recupero alla sicurezza dagli attacchi cyber sta concentrandosi sempre più sull’Economia Green, con il suo progetto “Salute in Ufficio” seguendo e sostenendo HP che ricerca  nella natura nuove soluzioni per fare innovazione tecnologica

Osservazione e sviluppo

Osservando gli altissimi alberi da legno rosso, famosi studiosi e ricercatori del brand hanno notato che gli stessi sfidano la forza di gravità trasportando a ciclo continuo acqua e nutrienti dalle radici verso le alte foglie attraverso gli altissimi tronchi: il risultato di questo naturale processo è un rigogliosissimo albero in grado di crescere con altezze superiori ai 40mt, a temperature avverse

Questa osservazione ha portato alla conclusione che è proprio la natura ad aver sviluppato le migliori soluzioni per l’adattamento e la prosperità…quindi c’è la chiara volontà di applicare tutti i processi che essa utilizza ai processi che dovrà utilizzare l’uomo per la sua sopravvivenza rinnovata nel mondo tecnologico.

Pensiamo alla fibra di velcro. Questa nacque dopo che uno scienziato svizzero durante una sua passeggiata tra le Alpi si accorse  che lungo il tragitto le erbe alpine si appiccicavano, aderendo  perfettamente  ai suoi vestiti e al pelo del suo cane, con una semplice sfregatura. Notando questo processo fisico pur impiegando 10 anni arrivò a  sviluppare il velcro, ma oggi riposa tranquillo avendo consegnato al mondo un nuovo modo di “far aderire cose, fissandole”  ma in modo reversibile.

Questo fu un primo esempio di BioConvergenza in quanto con il collegamento tra biologia, fisica ed elaborazione dati, si arrivò alla creazione di un nuovo materiale efficiente, efficace e resistente.

Risorse in esaurimento

Ma oggi il vero intento dei ricercatori HP è fare della BioConvergenza un nuovo approccio alla soluzione delle criticità che cominciano ad affliggere non solo la nostra vita ma soprattutto quella del nostro pianeta: si calcola che nel 2030 saremo 8.5 miliardi di essere umani di cui almeno un miliardo appartenendo alla classe media,  consumerà in modo esponenziale…tale espansione comporterà il rischio dell’esaurimento delle risorse energetiche e delle materie prime per produrre beni.

Quindi la tematica comune per continuare la vita del Globo Terrestre è  fa fronte e problem solving su tre temi:

  1. Come sfruttiamo l’energia >>>>ricercare la nuova soluzione nei processi della natura
  2. Come utilizziamo le risorse >>>>>>ricercare la nuova soluzione nei processi della natura
  3. Come produciamo >>>>>>ricercare la nuova soluzione nei processi della natura

si parte quindi con HP da un maggior controllo per  ottenere un minor spreco nella fabbricazione delle stampanti, multifunzioni, plotter, pc, dispositivi mobili.

Di fatti tutti i nuovi dispositivi HP sono stati realizzati con materiali non trasformati o addizionati ma ecologici in quanto rigenerati con processi naturali: plastiche perenni provenienti da plastiche reciclate secondo il criterio del “rispetto della proprietà della materia”.

Hp con la  tecnologia Jet Fusion,   è riuscita ad utilizzare materie prime unite tra di loro solo in base alle loro proprietà, di duttilità,  malleabilità, colore, opacità, rifrazione, flessibilità, elasticità, resistenza,  senza più dover  avviare costosi processi di trasformazione della materia che richiederebbero  l’impiego di sostanze additive costose da produrre a loro volta.

  • Colori ed inchiostri ad acqua
  • Toner polimerizzati
  • mattoncini di zucchero, fosfato e nitrogeno, conservati in luogo fresco e asciutto, da sostituire al silicone per costruire la piattaforma di conservazione globale dei dati digitali.
  • Ed il continuo incentivare  della stampa in 3D HP darà una grossa mano a costruire costruire nuovi materiali copiati dalla natura e sviluppare nuovi processi di produzione che vadano ad imitare e non più a dilaniare ed usurare  la natura.

Nella scelta di un noleggio stampanti Refill Hp pagewide, la BioConvergenza è applicata in ogni sua forma e ciascun utente contribuirà a dare manforte alla sostenibilità del pianeta e delle sue risorse in esaurimento. Refill Gold Partner Hp sostiene il progetto della BioConvergenza con la vendita ed il noleggio Stampanti e Multifunzioni PAGEWIDE

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La nuova tecnologia che reinventa la stampa: PageWide di HP

Nel testo di oggi faremo focus sui 15 nuovi modelli dedicati al noleggio stampanti Refill selezionati tra le più sicure ed innovative tecnologie di HP:
• Page Wide
• OfficeJet Pro
• LaserJet
Dopo due 3 di successi nella stampa industriale , HP Inc ha deciso di espandere questa tecnologia anche alle micro imprese, alle Pmi e alle Enterprise che scelgono soluzioni di “noleggio stampanti
HP Inc si propone di reinventare la stampa business attraverso la nuova tecnologia PageWide. Si tratta di una tecnologia di stampa scalabile, collaudata e affidabile, sviluppata da HP, che ha rilasciato più di 140 miliardi di pagine digitali di alta qualità attraverso le sue soluzioni di stampa, tra cui stampanti large format e web press. Ma è già dalla metà del 2016 che HP ha esteso ulteriormente le capacità della tecnologia PageWide ridifinendo il mercato delle fotocopiatrici con la nuova gamma di stampanti A3 e multifunzione (MFP) con motori Samsung da dedicare al servizio “noleggio stampanti
Il nuovo portafoglio HP PageWide per le aziende è stato affidato ad una serie di partner selezionati a livello mondiale tra cui Refill srl aumentando il numero di managed device progettati per il canale e gli engagement sui managed print services.
Le stampanti a contratto HP PageWide permettono ai partner di potenziare il loro servizio di noleggio stampanti e costo copia perché forniscono un basso costo gestionale, consumabili con elevata capacità, garanzia triennale sulla testina di stampa, maggiore velocità e un numero raccomandato di stampe mensili (RMVP – Recommended Monthly Page Volume) su modelli selezionati, così come l’integrazione con HP JetAdvantage Management e tool di terze parti. Ottimizzando i dispositivi HP PageWide gestiti su base contrattuale, HP offre ai partner di canale nuove opportunità per garantire una maggiore soddisfazione al cliente.

Le nuove serie di stampanti business HP PageWide e disponibilità per il servizio “noleggio stampanti”

La serie HP PageWide Enterprise Color include HP PageWide Enterprise Managed 57750 DW
PageWide Enterprise Color MFP 586, progettate per gruppi di lavoro fino a 15 utenti nelle piccole e medie imprese e nelle grandi aziende che stampano fino a 15.000 pagine al mese, con una velocità di stampa fino a 75 pagine al minuto.
La serie HP PageWide Pro 500 comprende HP PageWide Managed P57750dw MFP e HP PageWide Managed P55250dw sfp, pensate per le piccole imprese e gruppi di lavoro che stampano fino a 6.000 pagine al mese, con velocità di stampa fino a 70 pagine al minuto. Sarà disponibile nel mese di aprile nell’ambito dei contratti Managed Print Services.
La serie HP PageWide Pro 400 comprende HP PageWide Pro 452dw sfp e HP PageWide Pro MFP 477dw, ideate per le piccole imprese e gruppi di lavoro che stampano fino a 4.500 pagine al mese, con velocità di stampa fino a 55 pagine al minuto.

Nuovi modelli business di HP OfficeJet Pro e LaserJet

Le stampanti business di HP si arricchiscono di nuovi modelli con le HP OfficeJet Pro e HP LaserJet. Negli ultimi dieci anni, HP ha creato e consolidato la tecnologia a getto d’inchiostro nel segmento ufficio, in particolare, la serie HP OfficeJet Pro 8000 si caratterizza per il nuovo design HP Print Forward per fornire ai clienti produttività con alte velocità in uno chassis compatto che aiuta a preservare spazio in ufficio. La famiglia HP LaserJet, invece, fornisce ai clienti una qualità tipografica dei documenti, maggior velocità e il miglior rapporto qualità-stampa in bianco e nero. I nuovi modelli LaserJet includono toner HP originali con tecnologia JetIntelligence che offre la piattaforma di stampa laser più avanzata del settore, insieme a opzioni più agili, veloci e smart per aiutare i clienti ad accelerare il proprio business.

Ecco i modelli OfficeJet

HP OfficeJet Pro 8000 fornisce stampe di qualità professionale a costi per pagina fino al 50% inferiori rispetto alle stampanti laser. Le stampanti multifunzione HP OfficeJet Pro 8720/8725/8730/8740 All-in-One si caratterizzano per il rivoluzionario HP Print Forward Design – che offre una superba produttività in ufficio con alte velocità per la stampa fronte-retro e la scansione con gestione della carta laser-like e il design compatto che aiuta a preservare spazio in ufficio. Le stampanti HP OfficeJet Pro 8730/8740 All-in-One e HP OfficeJet Pro 8210 includono una maggiore gestibilità e funzionalità di sicurezza (ad esempio PCL5 e PCL6).

Ecco i modelli HP LaserJet

HP LaserJet Pro M501 è una stampante monofunzione monocromatica per piccole e medie imprese o i gruppi di lavoro che stampano fino a 6.000 pagine al mese. Offre le migliori prestazioni della categoria, tra cui la stampa della prima pagina più veloce, la stampa della prima pagina più veloce da modalità sleep e il più basso consumo totale di energia. Sarà disponibile ad aprile.
HP Color LaserJet Pro MFP M477dw è una stampante multifunzione a colori per piccole e medie imprese o i gruppi di lavoro che stampano fino a 4.000 pagine al mese che richiedono stampe a colori di qualità professionale. La compatta multifunzione a colori 3-in-1 offre le migliori prestazioni della categoria, tra cui la stampa della prima pagina più veloce da modalità sleep, la stampa fronte-retro più veloce e il più basso consumo totale di energia.

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La nostra salute non è in vendita.

Un team dedicato alla vostra salute

Il team Refill dedicato all’analisi per la selezione costante di prodotti consumabili e dispositivi di stampa “green” ha riscontrato che nella polvere fluttuante nello spazio chiuso, in appena 437 granelli possono trovarsi 42.000 acari vivi. Ciascuno di loro espelle ogni giorno circa 20 particelle fecali nell’aria che respiriamo in quello stesso spazio:
gli odori ed i vapori che emanano evidenziatori, inchiostri, colle, correttori, toner di stampanti ed altre sostanze chimiche si diffondono nella stanza e con il tempo possono causare sintomi simili a quelli dell’inalazione di formaldeide, come asma, riniti, tosse, irritazione agli occhi o dermatite da contatto.

La soluzione più adatta

E’ da questa analisi che il team di consulenti Refill parte per cucire in maniera sartoriale addosso al cliente una fornitura di servizi di noleggio stampanti o di vendita multifunzione e consumabili. Nella progettazione di un noleggio stampanti, se dobbiamo optare per una fornitura con dispositivi a tecnologia laser, cerchiamo di collocare logisticamente le macchine sempre lontane dagli utenti, in spazi dedicati, che è possibile arieggiare costantemente, al fine di mantenere la qualità dell’aria respirata e quindi il comfort dei lavoratori a degli ottimi standard.

Se invece dobbiamo fornire un noleggio stampanti in uffici dove la distanza tra l’utente ed il dispositivo di stampa deve essere ridotto al metro di distanza o addirittura alla postazione di lavoro, optiamo per una fornitura a getto d’inchiostro con il nuovo pagewide inkjet 3.0

Sostituire le stampanti, gli scanner, i fax, i fotocopiatori sparsi all’interno di un ufficio, con un’unica multifunzione compatta di formato A4 o A3 rappresenta il focus del nostro servizio di noleggio stampanti.

Innumerevoli vantaggi

Con questa logica forniamo al cliente innumerevoli vantaggi e benefici riducendo:

  • le polveri inquinanti
  • i costi energetici
  • i costi di stampa
  • i costi di smaltimento

Inoltre forniamo Sicurezza e Libertà di stampa dalla propria scrivania senza doversi necessariamente alzare.

Con il noleggio stampanti concepito da Refill incentiviamo l’economia Green, ma anche la nostra salute e quella del nostro pianeta che non sono in vendita.   Nei prossimi articoli seguiranno approfondimenti su modelli selezionati di multifunzione per servizi di noleggio ad aziende o vendita a privati e piccoli uffici.

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Refill® srl

Un’expertise verticale sul mondo della stampa, un approccio al cliente che mette al primo posto l’accurata analisi della situazione di partenza, e la scelta di HP PAGE WIDE E LASERJET come tecnologia di riferimento.

Questi gli ingredienti che caratterizzano Refill® Srl di Villa Bagno di Reggio Emilia. Da 25 anni fornitori di soluzioni eco-compatibili e human-friendly per la stampa home ed office.

Una proposta a 360 gradi

Accanto agli ottomila articoli in assortimento, la nostra proposta include servizi di valutazione, consulenza, implementazione, noleggio, gestione, assistenza tecnica e fornitura pro-attiva con monitoraggio da remoto e formazione dell’utente finale all’uso consapevole ed eco-sostenibile dei dispositivi e dei loro consumabili..
Proteggere i clienti dai rischi informatici e da rischi di intossicazione da polveri sottili legati ai dispositivi di stampa è parte di questo lavoro e lo è necessariamente, considerata l’evoluzione (o meglio la rivoluzione) tecnologica che negli ultimi anni ha travolto il settore del printing, come anche il dilagare di sostanze sempre più inquinanti.

La sicurezza non è un accessorio

Refill® oggi fa sì che Il mondo della stampa non sia più l’ultima ruota del carro per gli It manager, impegnati a occuparsi di server, computer, reti. Non è più possibile pensare a queste macchine come a periferiche isolate. Le stampanti sono collegate alle reti aziendali e sono un potenziale punto di ingresso o di passaggio per gli attacchi informatici.

Ma la sicurezza non è solo informatica. Secondo Refill® la tutela della salute degli utenti a contatto quotidiano con i dispositivi di stampa, come la tutela dell’ambiente da rifiuti non degradabili, sono problematiche da sempre ignorate soprattutto nella corsa alla migliore e più veloce tecnologia di stampa a discapito di materiali ad alto consumo e tossici.

Un team a vostra disposizione

Oggi in Refill® con un team di project manager, consulenti ed analisti abbiamo strutturato un servizio dedicato alla locazione operativa, dove selezioniamo costantemente dispositivi di stampa innovativi che restituiscano certificazioni di sicurezza e garanzia di eco-compatibilità e tutela della salute. La nostra migliore prerogativa è quella di contribuire alla corretta evoluzione di una green economy di impatto.

Di fatti terminata la fase di valutazione in ciascuna azienda visitata, proponiamo uno scenario migliorativo, che può prevedere la sostituzione dei dispositivi in uso con altri più sicuri e a misura di compliance”.
Il lavoro continua con un costante monitoraggio da remoto del cliente che opera con le soluzioni di stampa Refill® , che lo aiutano a controllare la gestione dei suoi consumi.

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COSA DEVE CONTENERE UN PREVENTIVO PER IL NOLEGGIO DI UNA STAMPANTE?

Stampanti Multifunzione
Sicurezza Stampanti Multifunzione

Chiediamo più preventivi

Quando si ha in mente di usufruire del servizio di noleggio fotocopiatrici o noleggio stampanti, è indispensabile chiedere più preventivi alle aziende del settore al fine di individuare quello più conveniente e in linea con le proprie esigenze.
Il giusto approccio da adottare in questo caso, però, non è semplicemente quello di andare alla ricerca del prezzo più basso nella speranza di risparmiare: sono molti infatti i fattori che vale la pena prendere in considerazione per capire se si ha a che fare con un contratto realmente vantaggioso.

Non acquistiamo un bene ma servizi

Che siate a Palermo, Napoli, Milano, Genova o in qualunque altra città d’Italia, è opportuno tener presente che quando si parla di noleggio stampanti, non si ottiene solo un dispositivo tecnologico, ma si paga per avere accesso a una serie di servizi a corredo.
Ognuno di essi, pertanto, dev’essere analizzato con cura quando si valuta un preventivo, dal momento che non si sta acquistando un bene ma si sta spendendo del denaro per un insieme di servizi dei quali la stampante è solo una componente. Ogni preventivo deve dunque elencare e descrivere con la massima precisione ciascun servizio offerto.
Sarebbe ideale, per esempio, che nel preventivo si facesse preciso riferimento all’assistenza tecnica delle stampanti, sia per la manutenzione ordinaria sia per l’eventuale manutenzione straordinaria di cui ci dovesse essere bisogno.

E in caso di guasto?

Il toner o la cartuccia di inchiostro che si esaurisce è solo una delle circostanze più comuni che si possono verificare, ma i rischi di anomalie tecniche sono sempre dietro l’angolo.
È bene dunque accertarsi che in caso di un guasto o di un malfunzionamento le spese per la riparazione siano a carico dell’azienda che fornisce la stampante. Nel preventivo questo deve essere indicato (in teoria il canone mensile comprende anche questo tipo di costi); inoltre, sarebbe meglio se fosse specificato anche il tempo medio di intervento, per consentire al cliente di conoscere i tempi di attesa.

Accertiamoci di avere una stampante in sostituzione

Un altro aspetto da non sottovalutare è la sostituzione delle stampanti che non funzionano: non è detto che un problema possa essere risolto sempre in tempi brevi, e quando il pronto intervento non assicura la rapidità desiderata è indispensabile una momentanea sostituzione con un modello equivalente, o anche migliore. Nel preventivo di noleggio stampanti si deve fare riferimento anche a questo servizio comunemente chiamato supporto con muletto.
Ovviamente, tale documento deve indicare anche la formula di noleggio proposta: ce ne sono di diversi tipi, dal quick rent o noleggio a breve termine, a noleggi di massimo 60 mesi. La durata dipende, ovviamente, dalle esigenze che devono essere soddisfatte.

Le stampanti ricondizionate una soluzione alternativa

La Lunga durata solitamente tende ad utilizzare l’intero ciclo produttivo della macchina per evitare costi di smaltimento, sprechi e soprattutto per contenere l’adeguamento all’upgrade tecnologico. Questo tipo di noleggio viene solitamente offerto con dispositivi nuovi a zero stampe e soprattutto adeguati ai volumi richiesti dal cliente. Da non dimenticare anche il noleggio stampanti ricondizionate: si tratta di macchinari usati che sottoposti a un trattamento ad hoc che li fa tornare come nuovi.
Il preventivo di un contratto per il noleggio di una stampante deve specificare tutti i dettagli relativi al modello o ai modelli di cui si usufruirà, insieme con la lista degli interventi tecnici che rientrano nell’assistenza fornita.

Non è detto che essa sia sempre la stessa: alcune imprese, per esempio, possono garantire la manutenzione ordinaria ma non quella straordinaria, che quindi deve essere pagata a parte e non è compresa nel canone mensile. La manutenzione ordinaria viene eseguita a cadenza regolare: il personale interviene senza che ci sia bisogno di chiamarlo, ma sulla base di un piano prestabilito, e grazie al monitoraggio da remoto del dispositivo stesso.
Da capire inoltre, se il canone rimarrà sempre lo stesso per la durata del contratto o sono previsti aumenti legati a particolari indici o al superamento di determinate quantità.

Ci sono dei limiti di stampa?

A tal proposito è sempre bene che nel contratto sia chiarito se esistono limiti ai volumi di stampa mensili della macchina, e il costo per l’eventuale superamento o si opta per un costo di gestione di stampa a consumo che non prevede soglie mensili o annuali di stampa inclusi.
In ultimo ma non per importanza, occorre che sia ben specificato nel contratto di noleggio stampanti che la stampante risponda a tutti i requisiti di Legge in materia di Sicurezza (GDPR prevenzione dati sensibili) e Igiene sul Lavoro. Questo soprattutto, quando il suo uso quotidiano è affidato a dipendenti o a collaboratori subordinati che oltre a dover rispettare normative sulla privacy, devono essi stessi essere protetti lavorando in un ambiente sano e non inquinato dalle polveri sottili tipiche dei processi di stampa.
A tal proposito consigliamo approfondimenti sulla nostra sezione breaking news del blog www.saluteinufficio.it

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La stampa nell’era della fatturazione digitale

La trasformazione digitale inizia dall’acquisizione delle informazioni, in questo le multifunzione del noleggio stampanti Refill sono tecnologicamente all’avanguardia.
Anche con la fatturazione digitale saremo sempre più legati a dispositivi che consentiranno invio ed archiviazione di flussi documentali informatici che si effettuano attraverso le scansioni di formati, di diverse misure e capacità di introduzione in velocità
Refill ha già pensato a questo e propone con il suo servizio di noleggio stampanti e noleggio multifunzione, dei dispositivi ad alta capacità di scansione, senza necessariamente dover costringere le aziende ad acquisti di scanner dedicati.
Questi dispositivi consentono infatti di acquisire informazioni in qualsiasi luogo garantendo loro una qualità dell’immagine superiore e l’accuratezza dei dati.
Nel servizio di noleggio stampanti Refill le specifiche tecniche della scansione presentano le seguenti caratteristiche:
* superficie piana di scansione
* alimentatore automatico di documenti
* tecnologia di scansione a sensore CCD (charge coupled device) e sensore CIS ( contact Image Sensor).
*Versione twain 2.1 scansione fronte/retro con ADF ed alimentatore automatico documenti in un singolo passaggio.
* Dimensione massima per la scansione 297×432 m e risoluzione ottica fino a 600 ppi.
*velocità di scansione A4 fino a 90 ipm solo fronte e fino a 180 ipm fronte/retro;
*funzionalità avanzate dello scanner con ottimizzazione di testo ed immagine, regolazioni dell ‘immagine, creazione dei processi, impostazione della qualità di stampa, selezione della risoluzione scansione, rilevamento automatico del colore, rimozione dei bordi, notifica dei processi, rimozione della pagina vuota, hp quick set.
Le stampanti multifunzione presenti nel servizio noleggio stampanti Refill consentono di acquisire dati in molteplici standard PDF, JPEG, TIFF, MTIFF, XPS, PDF/A e l’area di scansione arriva su superficie piana a 297/432 mm e su adf a 297/864 con la selezione del formato scansione lungo.
Inoltre, il documento digitale ottenuto può essere inviato attraverso email, salvato su cartelle di rete, usb esterni e inviato tramite protocollo FTP
Scegliendo il servizio di “noleggio stampanti Refill” sarete già organizzati e pronti per gestire la fatturazione digitale obbligatoria dal 1 gennaio 2019.

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Ottimizzare i costi aziendali con una gestione stampanti monitorata

Refill srl offre soluzioni che aiutano a ridurre gli sprechi dell’azienda in ambito printing (carta, toner ed energia) tramite un’efficiente gestione stampanti. Questo garantisce una maggiore sicurezza dei documenti, dal momento che sempre più realtà richiedono una soluzione per il controllo e la sicurezza delle stampe. Questa opzione di controllo viene ovviamente applicata sia per le stampanti che per le stampanti multifunzione.

Gestione stampanti ottimizzata: la proposta di Refill srl
Supervisionare l’utilizzo delle macchine per ufficio e la gestione delle stampanti, permette ai singoli reparti di ottimizzare i costi e ridurre gli sprechi in svariate modalità. Tra le molteplici attività della nostra soluzione, proponiamo:
Monitoraggio code di stampa
Tracciabilità di stampe, copie e scansioni a livello aziendale per utenti e dipartimenti
• Allocazione dei costi
• Gestione coda stampanti
• Flessibilità e sicurezza
• Amministrazione
• Reportistica
• Riduzione dell’impatto ambientale

Una gestione di stampanti che apporta molti benefici
Questa gestione consapevole di stampe, produce un vantaggio ambientale perché consente minori emissioni di CO2, permettendo quindi all’azienda di avere anche maggiori punteggi nelle certificazioni ambientali. Inoltre, è possibile accedere ai sistemi di gestione stampanti anche tramite i diversi device, grazie alla interfaccia web ottimizzata. Riuscendo a controllare i costi di stampe, copie, scansione e fax, si possono attribuire le spese ad ogni singolo reparto e, di conseguenza, personalizzare filtri e restrizioni, così da ottimizzare la produttività interna.

La sicurezza rimane un tema fondamentale, anche in questo caso. L’accesso al sistema avviene esclusivamente tramite autenticazione login, pin o badge e la funzionalità garantisce la protezione dei documenti riservati. Infine, la funzione di Refill Monitor supporta tutti i sistemi operativi, come Linux, Microsoft, Novell e Mac e i diversi tipi di stampanti e macchine per ufficio.

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Il noleggio stampanti come soluzione

LE STAMPANTI DELLA PASSATA GENERAZIONE SONO GIÀ, DI FATTO, OBSOLETE PER OGNI ORGANIZZAZIONE CHE ABBIA INSERITO NEL SUO WORKFLOW APPARECCHI MOBILI “SMART”
Ma può anche succedere, più semplicemente, che serva una stampante multifunzione più veloce, o che nuove normative obblighino a installare sistemi con minori consumi, o che non usino o emettano determinate sostanze inquinanti, o che rispecchino i parametri di riservatezza e protezione dei dati come imposto dall’ultima normativa GDPR.
Insomma, ci sono moltissimi motivi che concorrono a far sì che una stampante multifunzione, alla fine del noleggio, abbia un valore vicino allo zero, rendendone assolutamente non conveniente l’acquisto (che è invece l’opzione più praticata con il leasing finanziario).
Infine, durante tutta la loro vita operativa i multifunzione vanno gestiti e hanno frequente bisogno di manutenzione ordinaria e straordinaria, oltre che di materiali di consumo, con costi difficili da valutare per l’azienda, in quanto cambiano con i volumi di stampa in modo non lineare.
Il noleggio stampanti come soluzione
Il noleggio risolve, di fatto, ciascuno di questi problemi. A fine noleggio la stampante è obsoleta? Nessun problema, si procede a noleggiarne una aggiornata. Dopo qualche mese serve una nuova tecnologia di stampa in azienda? Praticamente tutti i contratti di noleggio operativo prevedono la possibilità di cambiare macchina in ogni momento, mentre in caso di acquisto (a rate o in leasing) la cosa è burocraticamente complicatissima a causa delle implicazioni finanziarie e fiscali.
È difficile valutare le spese operative della stampante? Si può stipulare un abbonamento che preveda un pagamento di una quota fissa per ogni pagina stampata: il noleggiatore fornisce non solo la macchina e l’assistenza, ma anche i consumabili necessari a stampare un determinato numero di pagine. Il costo stampa per pagina diventa quindi un parametro fisso, decisamente più semplice da gestire (in genere, però, questo costo non contempla il foglio di carta).
Con i contratti a “costo copia”, le spese di stampa sono fisse e predeterminate. A patto di dimensionare correttamente i massimali mensili o trimestrali
Naturalmente, il costo pagina concordato varierà in base a una serie di parametri, tipicamente se la pagina è in formato A4 o A3, e se è in bianco e nero o a colori, se i materiali di consumo sono originali o compatibili. Il controllo del numero di fogli stampati avviene tramite contatori pilotati dal firmware del sistema di stampa. Molte multifunzione possono trasmettere al fornitore i conteggi insieme ad altri dati sullo status della macchina, in modo da permettere una programmazione “ad hoc” da remoto degli interventi di manutenzione e rifornimento.
Noleggio stampante con abbonamento “a costo copia
Quando al noleggio si abbina una quota fissa per pagina stampata, si parla generalmente di abbonamenti a costo copia; di fatto, i relativi contratti sono stipulati per un determinato carico di lavoro mensile – per esempio, 300 pagine b/n e 200 a colori al mese – e l’importante quindi è non sforare questo limite, per evitare di vedersi fatturare le pagine extra a un costo più alto. Tra parentesi, alcuni fornitori parlano di carico mensile, ma fatturano (e riforniscono) trimestralmente; quindi se il vostro budget prevede 300 pagine/mese, se stampate 100 a ottobre, 100 a novembre e 100 a dicembre siete in regola.
Questo dettaglio si rivela molto utile soprattutto per chi ha picchi di carico improvvisi ma non frequenti (per esempio, stampanti impiegate per realizzare reportistica trimestrale in copie multiple). Meglio però consultare attentamente il contratto su questa voce, per evitare spese impreviste.
In questo caso meglio scegliere formule con canone base per le spese fisse di comodato hardware, consumabili ed assistenza per manutenzione ma con copie/stampe a consumo
Abbonamenti o Contratti di COSTO COPIA su macchine di proprietà
Tuttavia esistono realtà aziendali che per scelta e politica economica interna decidono per l’acquisto del parco stampanti…ma poi diventa di difficile gestione il controllo dei costi dei consumabili e della manutenzione.
Nella maggior parte dei casi il consumabile viene fornito da acquisti randomici dal migliore offerente, che comportano l’usura delle componenti delle macchine sottoposte spesso a prodotti non di qulità che ne compromettono il buon funzionamento. A questo poi si aggiunge una sostenuta spesa per un intervento tecnico risolutivo e di emergenza.
Per sopperire a queste problematiche nasce il contratto di costo copia che include tutti i materiali di consumo e l’assistenza tecnica.
In particolare sono inclusi:
• Materiali di consumo (Toner, Drum, etc.)
• Pezzi di ricambio (per qualsiasi genere di rottura, difetto o malfunzionamento)
• Assistenza telefonica
• Assistenza tecnica on-site da parte di un tecnico certificato
Con i contratti a costo copia è facile sapere quanto si spende in azienda per stampare ogni singolo foglio: quota mensile diviso numero di stampe, sommiamo il costo della carta e il gioco è fatto. Questo fra l’altro rende semplicissimo suddividere i costi stampa fra i dipartimenti aziendali, grazie ai software di controllo delle macchine.
Oltre ai contratti a costo copia, esistono altre formule che raggiungono tutte il risultato di rendere i costi di stampa chiari e predeterminabili. E, in generale, permettono in questo modo di avere un risparmio immediato, spesso dell’ordine del 15/30%. Tuttavia, per ottenere una riduzione significativa dei costi di stampa, soprattutto se in azienda ci sono parecchi dispositivi, bisogna andare oltre e fare un passo in più, e per questo Refill applica un servizio di stampa gestita, o Managed Print Services, nel quale si prende carico di gestire interamente l’infrastruttura di stampa aziendale, fornendo anche consulenza su come ottimizzare i processi interni per ridurre i costi di stampa, prevedendo anche l’utilizzo di sistemi di acquisizione digitale e gestione dei documenti in forma elettronica.

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Il rispetto delle normative GDPR

La sicurezza del rispetto delle normative GDPR con il NOLEGGIO STAMPANTI REFILL
Anche con il Noleggio Stampanti , Refill è stata sin da subito sensibile e molto attenta al rispetto delle nuove normative GDPR
Il reparto IT di Refill ha di fatti effettuato sin da subito una selezione dei dispositivi da collocare in locazione operativa presso i propri clienti, contribuendo a proteggere i dati e a rispettare la conformità alle nuove normative migliorando la sicurezza di PC e stampanti.
Le conseguenze di una violazione di dati aziendali o di clienti possono essere catastrofiche per le aziende di tutte le dimensioni. I derivanti danni alla reputazione, ai clienti e ai profitti sono sono la punta dell’iceberg. Le aziende potrebbero pagare il prezzo delle pesanti sanzioni imposte dalle nuove e severe normative. Poiché i firewall non sono più sufficienti per proteggere i dati, le aziende devono implementare più livelli di protezione su ogni endpoint di rete, dai PC alle stampanti, per costruire le proprie difese e focalizzarsi sui requisiti di conformità.. Nell’attuale mondo che si apre sempre di più alla tecnologia, con le aziende che tendono costantemente alla mobilità e a soddisfare le richieste della propria forza lavoro, la proliferazione di dispositivi genera complesse infrastrutture multi-dispositivo e multi-piattaforma. Ciascuno di questi dispositivi rappresenta un punto di accesso e di uscita per i dati aziendali e può generare un costo per la sicurezza. Una delle principali sfide che le aziende si trovano attualmente a dover fronteggiare è come controllare e proteggere i dati senza interferire con l’operatività aziendale. I dati vengono conservati ed elaborati oltre i confini del firewall, rendendo la loro sicurezza più difficile da ottenere per gli addetti alla protezione della rete.

L’aumento degli attacchi informatici ha causato il nascere di nuove e severe normative sulla sicurezza dei dati, di grande rilevanza per le aziende di tutto il mondo. Le nuove direttive quali il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione Europea non sono importanti solo per le aziende con sede in UE, ma si applicano a tutte le aziende che raccolgono dati dai cittadini residenti in Europa.

La normativa GDPR informa le aziende della presenza di importanti sanzioni in caso di mancata conformità in seguito a un attacco. Queste sanzioni si aggiungono alla perdita economica causata dalla stessa violazione di dati. Altre normative come la direttiva NIS (Security of Network and Information Systems), impongono nuovi requisiti di sicurezza per le reti e i sistemi informatici a carico degli operatori dei servizi essenziali e dei fornitori di servizi digitali (Digital Service Provider, DSP). Alle aziende verrà richiesto di denunciare determinati incidenti di sicurezza alle autorità competenti o ai gruppi di gestione degli incidenti di sicurezza informatica (Computer Security Incident Response Teams, CSIRT).
Alcuni paesi stanno inoltre implementando queste normative per stabilire le basi di un potenziamento. Ad esempio, i Paesi Bassi hanno introdotto nel 2016 la Breach Notification Law, legge sulla notifica delle violazioni che obbliga la denuncia delle violazioni a un’autorità indipendente per la protezione dei dati. La mancata conformità può dare origine a sanzioni fino a € 810.000 o fino al 10% del fatturato annuo netto. La pressione è elevata.
Requisiti principali del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, General Data Protection Regulation) dell’Unione Europea
Raccogliendo i dati a livello europeo, le aziende devono rispettare la conformità
Le aziende che raccolgono e utilizzano i dati personali in Unione europea devono rispettare le norme sulla conformità. Sono inclusi anche i soggetti che acquistano beni e servizi e il monitoraggio delle abitudini dei clienti al fine dell’utilizzo di tali dati. Ad esempio, l’eventuale monitoraggio online delle attività volto al miglioramento dell’individuazione del cliente ideale. Anche se la vostra attività si svolge oltre i confini UE, tutti i dispositivi che accedono ai dati dei clienti devono essere sicuri.
Le aziende sono tenute a conservare la documentazione in modo del tutto accurato
Rispondere ai requisiti sulla conservazione della documentazione, sulla conduzione di valutazioni dell’impatto e sull’elaborazione di rapporti relativi alle violazioni comporta un importante dispendio di tempo. L’aggiunta di un nuovo dispositivo a una rete aziendale determina il rispetto dei criteri aziendali e il monitoraggio da parte di uno strumento SIEM (Systems Information and Event Manager) che tenga traccia delle criticità, attivi le procedure di ripristino e supporti l’elaborazione dei rapporti sulla conformità.
Le aziende sono tenute a denunciare una violazione entro 72 ore
Le aziende devono fornire notifica all’associazione per la protezione dei dati senza ritardi ingiustificati, se possibile entro 72 ore. Qualora questo termine non fosse rispettato dovrà essere fornito un giustificato motivo. Questo nuovo requisito è stato introdotto al fine di proteggere i diritti degli individui a essere informati su come vengono impiegati i loro dati personali e a comprendere se le aziende che conservano tali dati dispongano di procedure, strumenti e prodotti idonei a monitorare e identificare i rischi, nonché bloccare eventuali attacchi allo scopo di proteggere i dati dei clienti.
Il mancato rispetto della conformità comporterà alle aziende il pagamento di ingenti sanzioni
La nuova normativa introduce un approccio a più livelli al sistema sanzionatorio che sarà regolato dalla gravità dell’infrazione. La sanzione massima da pagare potrebbe ammontare intorno al 4% del fatturato annuo dell’azienda, fino all’importo di 20 milioni di euro1. Come menzionato per alcuni paesi, ad es. Paesi Bassi, sono state introdotte sanzioni ancora più pesanti, fino all’11% del fatturato annuo2.
In quale modo i team IT possono garantire la conformità di PC e rispetto delle normative GDPR?
Quando si tratta di protezione di PC e stampanti esistono azioni progressive da intraprendere per garantire la conformità degli endpoint, in preparazione all’introduzione di queste nuove normative.

1. Preparazione alle ispezioni sulla conformità
Per prepararsi a una verifica sulla conformità, i team IT devono garantire il reale monitoraggio di tutta l’infrastruttura IT comprendente i dispositivi endpoint quali PC e stampanti. Devono inoltre programmare valutazioni periodiche volte al mantenimento della conformità ai criteri in ogni dispositivo endpoint, incluso tutto il parco stampanti.
2. Esecuzione di un’ispezione completa
I team IT devono identificare tutti i dispositivi che possono accedere ai dati aziendali e dei clienti, oltre a valutare il livello di sicurezza integrata. Si raccomanda inoltre di utilizzare uno strumento di gestione della sicurezza che identifichi subito i nuovi dispositivi e applichi automaticamente le impostazioni dei criteri di sicurezza aziendali.
3. Predisposizione alla sicurezza
I team IT devono mettere in atto i giusti criteri in modo che i requisiti di conformità non costituiscano una preoccupazione secondaria ma rappresentino i presupposti per l’introduzione di dispositivi e servizi nella rete. Accertatevi di essere in grado di monitorare tutti i dispositivi, incluse le stampanti, oltre a essere in grado di monitorare problemi di alimentazione e informazioni sugli incidenti con strumenti di monitoraggio e valutazione delle vulnerabilità (ad es. strumento SIEM) di tutta la rete