Archivio dei tag costo stampa

Come individuare i costi di stampa nella tua azienda in 5 mosse

la riduzione dei costi ti sta a cuore ma non sai da dove iniziare.Quanto spendi per stampare i documenti aziendali?

A cosa sono dovuti i costi di stampa nelle aziende?

La International Data Corporation (IDC), in collaborazione con i migliori brand del mondo printing americani , ha pubblicato uno studio che individua i costi di stampa nelle aziende. La ricerca ha stimato che la stampa comporta un costo variabile dall’1 al 3% del profitto annuo di un’azienda. 

I costi si dividono in diretti e nascosti. Vediamoli nel dettaglio:

  • i costi di stampa diretti: sono quelli che nascono dall’acquisto di una nuova stampante, dalle spese di manutenzione e dai materiali consumabili (per esempio toner e carta);
  • i costi di stampa nascosti: sono legati all’ottimizzazione dello spazio e delle risorse, alla durata delle chiamate telefoniche del servizio di assistenza e al numero dei fornitori.

Ma quali sono le  5 mosse che Refill suggerisce per individuare i costi di stampa ????

I costi diretti sono più facili da determinare. La fattura di acquisto di una stampante o di un toner sono facilmente reperibili. Più difficile è determinare i margini di ottimizzazione delle risorse del proprio ufficio. Refill suggerisce 5 mosse per individuare e ridurre i costi di stampa (diretti e nascosti) :

  1. Controlla i volumi di stampa.
  2. Controlla il consumo dei toner.
  3. Ottimizza lo spazio e condividi le risorse.
  4. Ottimizza il numero di fornitori.
  5. Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa.

Controlla i volumi di stampa

I volumi di stampa sono determinati dal numero di pagine che l’azienda produce in un mese. Per calcolarli hai bisogno di conoscere alcuni parametri:

  • il numero delle stampanti all’interno del tuo ufficio o della tua azienda;
  • il ciclo di funzionamento di ciascuna stampante (è fornito nelle specifiche tecniche). E’ la quantità massima di stampe mensili che una macchina può supportare. Superare questa soglia significa sovraccaricare la stampante di lavoro, rallentandone la velocità e aumentando il rischio di guasto;
  • la tipologia del reparto: in base alle esigenze di ogni reparto, l’utilizzo di carta e inchiostri può variare. Il reparto marketing ad esempio avrà un’esigenza di stampa maggiore degli altri reparti interni all’azienda;
  • la quantità di carta acquistata al mese (puoi calcolare questo valore prendendo le schede di fatturazione);
  • il numero di copie che ogni reparto ha stampato, è importante tenere un registro di quante risme sono richieste e stampate da ogni reparto.

Ottenuti questi dati, puoi compilare una tabella Excel che ti permette di controllare se sfrutti o meno le stampanti.

Analizziamo insieme l’esempio. In questo documento puoi notare che il reparto pubblicità, marketing e tipografia sovraccaricano di lavoro le loro stampanti. Una soluzione può essere quella di spostare la stampante nel reparto di amministrazione, che ha un ciclo di funzionamento troppo elevato per le richieste, e metterla nel reparto tipografia.

Controlla i costi dei toner

Un altro costo che devi tenere in considerazione per la tua azienda è quello dei toner. Per scoprirlo devi conoscere il numero di copie che possono essere stampate, la resa per pagina, si trova nelletichetta della cartuccia di inchiostro.

Devi identificare la copertura delle pagine che la tua azienda produce. L’immagine in seguito rappresenta la copertura di toner per tipologia di pagina (in bianco e nero, a colori, per banner pubblicitari).

Ad esempio se prendi un toner che stampa 5.000 copie al 5% di copertura e lo usi per stampe con il 15%, le copie che otterrai saranno solo 1.750 circa, con il 20% saranno 1.250 circa e con il 35% diminuiranno fino a 700 circa.

Per avere una visione globale puoi integrare il file Excel, creato per i volumi di stampa, con la quantità di toner acquistata, quella richiesta per reparto e la copertura di ciascuno.

 La tabella mostra come le stampanti del reparto pubblicità, ed esempio, hanno bisogno di toner che rendono di più con copertura più alta.

Nel dicembre 2006, l’organizzazione International Organization for Standardization (ISO) approvò nuovi standard per la misurazione della resa per pagina (numero totale di pagine che possono essere stampate con una cartuccia di stampa) delle cartucce di stampa di inchiostro (ISO/IEC 24711) e toner a colori (ISO/IEC 19798).
I dettagli degli standard ISO/IEC sono disponibili sul sito Web all’indirizzo: www.iso.org/jtc1/sc28.

Ottimizza lo spazio e condividi le risorse

Se riorganizzi le apparecchiature hardware di stampa, condividendo ad esempio la stessa apparecchiatura tra più reparti, puoi liberare dello spazio e ottimizzare le risorse.

Per esempio, i reparti creativi potrebbero avere bisogno di stampanti digitali, mentre, per l’ amministrazione, potrebbe bastare una stampante in bianco e nero.

Di seguito hai due situazioni che riguardano lo stesso ufficio. Come puoi vedere, alcuni reparti hanno diversi dispositivi, non utilizzati e poco condivisi. A seguito dell’ottimizzazione dello spazio, nei vari reparti hai meno stampanti e più condivisione.

Ottimizza il numero di fornitori

Più fornitori hai, maggiore è la spesa. ? conveniente adottare un criterio di stampa centralizzato che consente una visione complessiva dei costi aziendali. La mancanza di questo controllo rischia di generare un approccio frammentario agli acquisti di apparecchiature hardware.

Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa

necessario scegliere il dispositivo adatto ai tuoi requisiti. Ti consiglio la lettura di questo articolo per scegliere la tua stampante in azienda

Come individuare i costi di stampa: le soluzioni  

Refill noleggio stampanti ha implementato in alcune stampanti le soluzioni “SMART”. Servizi che permettono un’ottimizzazione dei processi di stampa. Grazie a questi servizi puoi controllare:
• la reportistica sui volumi, stampa un report che indica il numero di copie che sono state fatte, da chi, il numero di fogli, il colore e la grandezza della carta.
• la gestione automatica del toner , ti aiuta nella gestione dei toner o inchiostri in esaurimento. In automatico invia una notifica al tuo fornitore di fiducia non appena la stampante richiede una sostituzione del toner o inchiostro o di un intervento di assistenza.
• l’amministrazione in real time della stampante connessa al tuo pc.
01:28
Refill noleggio stampanti ed il servizio di stampa gestito MPS
Capire i costi di stampa ti permette di progettare una soluzione di stampa in grado di ridurre i costi e le inefficienze. I servizi di stampa gestiti, denominati MPS, permettono di ottimizzare i processi di stampa. Tramite un’applicazione interattiva basata sul web puoi:

  1. monitorare l’ambiente di stampa e utilizzare i miglioramenti dei processi in corso per risparmiare tempo e denaro.
  2. identificare e risolvere in modo proattivo eventuali problemi di stampa e rifornire le stampanti appena si manifesti una mancanza di consumabili.
  3. sorvegliare, gestire e ottimizzare la produzione totale di stampa a prescindere dalla marca.
  4. fornire una strategia per ridurre il numero e i tipi di dispositivi di stampa.
  5. ridurre l’impatto ambientale stampando meno carta e consumando meno energia.
    Il servizio di stampa gestito MPS può aiutarti a migliorare e semplificare i processi di business quotidiani.

Conclusioni

I costi di stampa sia diretti che nascosti possono incidere in modo sensibile nel bilancio aziendale. In questo post ti ho suggerito 5 mosse per individuare e ridurre la spesa per stampanti e consumabili.

  • Il conteggio dei volumi di stampa
  • l’utilizzo ottimale dei toner e
  • la scelta del dispositivo ideale

sono alcuni step che devi eseguire per far risparmiare la tua impresa.

La nuova tecnologia che reinventa la stampa: PageWide di HP

Nel testo di oggi faremo focus sui 15 nuovi modelli dedicati al noleggio stampanti Refill selezionati tra le più sicure ed innovative tecnologie di HP:
• Page Wide
• OfficeJet Pro
• LaserJet
Dopo due 3 di successi nella stampa industriale , HP Inc ha deciso di espandere questa tecnologia anche alle micro imprese, alle Pmi e alle Enterprise che scelgono soluzioni di “noleggio stampanti
HP Inc si propone di reinventare la stampa business attraverso la nuova tecnologia PageWide. Si tratta di una tecnologia di stampa scalabile, collaudata e affidabile, sviluppata da HP, che ha rilasciato più di 140 miliardi di pagine digitali di alta qualità attraverso le sue soluzioni di stampa, tra cui stampanti large format e web press. Ma è già dalla metà del 2016 che HP ha esteso ulteriormente le capacità della tecnologia PageWide ridifinendo il mercato delle fotocopiatrici con la nuova gamma di stampanti A3 e multifunzione (MFP) con motori Samsung da dedicare al servizio “noleggio stampanti
Il nuovo portafoglio HP PageWide per le aziende è stato affidato ad una serie di partner selezionati a livello mondiale tra cui Refill srl aumentando il numero di managed device progettati per il canale e gli engagement sui managed print services.
Le stampanti a contratto HP PageWide permettono ai partner di potenziare il loro servizio di noleggio stampanti e costo copia perché forniscono un basso costo gestionale, consumabili con elevata capacità, garanzia triennale sulla testina di stampa, maggiore velocità e un numero raccomandato di stampe mensili (RMVP – Recommended Monthly Page Volume) su modelli selezionati, così come l’integrazione con HP JetAdvantage Management e tool di terze parti. Ottimizzando i dispositivi HP PageWide gestiti su base contrattuale, HP offre ai partner di canale nuove opportunità per garantire una maggiore soddisfazione al cliente.

Le nuove serie di stampanti business HP PageWide e disponibilità per il servizio “noleggio stampanti”

La serie HP PageWide Enterprise Color include HP PageWide Enterprise Managed 57750 DW
PageWide Enterprise Color MFP 586, progettate per gruppi di lavoro fino a 15 utenti nelle piccole e medie imprese e nelle grandi aziende che stampano fino a 15.000 pagine al mese, con una velocità di stampa fino a 75 pagine al minuto.
La serie HP PageWide Pro 500 comprende HP PageWide Managed P57750dw MFP e HP PageWide Managed P55250dw sfp, pensate per le piccole imprese e gruppi di lavoro che stampano fino a 6.000 pagine al mese, con velocità di stampa fino a 70 pagine al minuto. Sarà disponibile nel mese di aprile nell’ambito dei contratti Managed Print Services.
La serie HP PageWide Pro 400 comprende HP PageWide Pro 452dw sfp e HP PageWide Pro MFP 477dw, ideate per le piccole imprese e gruppi di lavoro che stampano fino a 4.500 pagine al mese, con velocità di stampa fino a 55 pagine al minuto.

Nuovi modelli business di HP OfficeJet Pro e LaserJet

Le stampanti business di HP si arricchiscono di nuovi modelli con le HP OfficeJet Pro e HP LaserJet. Negli ultimi dieci anni, HP ha creato e consolidato la tecnologia a getto d’inchiostro nel segmento ufficio, in particolare, la serie HP OfficeJet Pro 8000 si caratterizza per il nuovo design HP Print Forward per fornire ai clienti produttività con alte velocità in uno chassis compatto che aiuta a preservare spazio in ufficio. La famiglia HP LaserJet, invece, fornisce ai clienti una qualità tipografica dei documenti, maggior velocità e il miglior rapporto qualità-stampa in bianco e nero. I nuovi modelli LaserJet includono toner HP originali con tecnologia JetIntelligence che offre la piattaforma di stampa laser più avanzata del settore, insieme a opzioni più agili, veloci e smart per aiutare i clienti ad accelerare il proprio business.

Ecco i modelli OfficeJet

HP OfficeJet Pro 8000 fornisce stampe di qualità professionale a costi per pagina fino al 50% inferiori rispetto alle stampanti laser. Le stampanti multifunzione HP OfficeJet Pro 8720/8725/8730/8740 All-in-One si caratterizzano per il rivoluzionario HP Print Forward Design – che offre una superba produttività in ufficio con alte velocità per la stampa fronte-retro e la scansione con gestione della carta laser-like e il design compatto che aiuta a preservare spazio in ufficio. Le stampanti HP OfficeJet Pro 8730/8740 All-in-One e HP OfficeJet Pro 8210 includono una maggiore gestibilità e funzionalità di sicurezza (ad esempio PCL5 e PCL6).

Ecco i modelli HP LaserJet

HP LaserJet Pro M501 è una stampante monofunzione monocromatica per piccole e medie imprese o i gruppi di lavoro che stampano fino a 6.000 pagine al mese. Offre le migliori prestazioni della categoria, tra cui la stampa della prima pagina più veloce, la stampa della prima pagina più veloce da modalità sleep e il più basso consumo totale di energia. Sarà disponibile ad aprile.
HP Color LaserJet Pro MFP M477dw è una stampante multifunzione a colori per piccole e medie imprese o i gruppi di lavoro che stampano fino a 4.000 pagine al mese che richiedono stampe a colori di qualità professionale. La compatta multifunzione a colori 3-in-1 offre le migliori prestazioni della categoria, tra cui la stampa della prima pagina più veloce da modalità sleep, la stampa fronte-retro più veloce e il più basso consumo totale di energia.

Il noleggio stampanti come soluzione

LE STAMPANTI DELLA PASSATA GENERAZIONE SONO GIÀ, DI FATTO, OBSOLETE PER OGNI ORGANIZZAZIONE CHE ABBIA INSERITO NEL SUO WORKFLOW APPARECCHI MOBILI “SMART”
Ma può anche succedere, più semplicemente, che serva una stampante multifunzione più veloce, o che nuove normative obblighino a installare sistemi con minori consumi, o che non usino o emettano determinate sostanze inquinanti, o che rispecchino i parametri di riservatezza e protezione dei dati come imposto dall’ultima normativa GDPR.
Insomma, ci sono moltissimi motivi che concorrono a far sì che una stampante multifunzione, alla fine del noleggio, abbia un valore vicino allo zero, rendendone assolutamente non conveniente l’acquisto (che è invece l’opzione più praticata con il leasing finanziario).
Infine, durante tutta la loro vita operativa i multifunzione vanno gestiti e hanno frequente bisogno di manutenzione ordinaria e straordinaria, oltre che di materiali di consumo, con costi difficili da valutare per l’azienda, in quanto cambiano con i volumi di stampa in modo non lineare.
Il noleggio stampanti come soluzione
Il noleggio risolve, di fatto, ciascuno di questi problemi. A fine noleggio la stampante è obsoleta? Nessun problema, si procede a noleggiarne una aggiornata. Dopo qualche mese serve una nuova tecnologia di stampa in azienda? Praticamente tutti i contratti di noleggio operativo prevedono la possibilità di cambiare macchina in ogni momento, mentre in caso di acquisto (a rate o in leasing) la cosa è burocraticamente complicatissima a causa delle implicazioni finanziarie e fiscali.
È difficile valutare le spese operative della stampante? Si può stipulare un abbonamento che preveda un pagamento di una quota fissa per ogni pagina stampata: il noleggiatore fornisce non solo la macchina e l’assistenza, ma anche i consumabili necessari a stampare un determinato numero di pagine. Il costo stampa per pagina diventa quindi un parametro fisso, decisamente più semplice da gestire (in genere, però, questo costo non contempla il foglio di carta).
Con i contratti a “costo copia”, le spese di stampa sono fisse e predeterminate. A patto di dimensionare correttamente i massimali mensili o trimestrali
Naturalmente, il costo pagina concordato varierà in base a una serie di parametri, tipicamente se la pagina è in formato A4 o A3, e se è in bianco e nero o a colori, se i materiali di consumo sono originali o compatibili. Il controllo del numero di fogli stampati avviene tramite contatori pilotati dal firmware del sistema di stampa. Molte multifunzione possono trasmettere al fornitore i conteggi insieme ad altri dati sullo status della macchina, in modo da permettere una programmazione “ad hoc” da remoto degli interventi di manutenzione e rifornimento.
Noleggio stampante con abbonamento “a costo copia
Quando al noleggio si abbina una quota fissa per pagina stampata, si parla generalmente di abbonamenti a costo copia; di fatto, i relativi contratti sono stipulati per un determinato carico di lavoro mensile – per esempio, 300 pagine b/n e 200 a colori al mese – e l’importante quindi è non sforare questo limite, per evitare di vedersi fatturare le pagine extra a un costo più alto. Tra parentesi, alcuni fornitori parlano di carico mensile, ma fatturano (e riforniscono) trimestralmente; quindi se il vostro budget prevede 300 pagine/mese, se stampate 100 a ottobre, 100 a novembre e 100 a dicembre siete in regola.
Questo dettaglio si rivela molto utile soprattutto per chi ha picchi di carico improvvisi ma non frequenti (per esempio, stampanti impiegate per realizzare reportistica trimestrale in copie multiple). Meglio però consultare attentamente il contratto su questa voce, per evitare spese impreviste.
In questo caso meglio scegliere formule con canone base per le spese fisse di comodato hardware, consumabili ed assistenza per manutenzione ma con copie/stampe a consumo
Abbonamenti o Contratti di COSTO COPIA su macchine di proprietà
Tuttavia esistono realtà aziendali che per scelta e politica economica interna decidono per l’acquisto del parco stampanti…ma poi diventa di difficile gestione il controllo dei costi dei consumabili e della manutenzione.
Nella maggior parte dei casi il consumabile viene fornito da acquisti randomici dal migliore offerente, che comportano l’usura delle componenti delle macchine sottoposte spesso a prodotti non di qulità che ne compromettono il buon funzionamento. A questo poi si aggiunge una sostenuta spesa per un intervento tecnico risolutivo e di emergenza.
Per sopperire a queste problematiche nasce il contratto di costo copia che include tutti i materiali di consumo e l’assistenza tecnica.
In particolare sono inclusi:
• Materiali di consumo (Toner, Drum, etc.)
• Pezzi di ricambio (per qualsiasi genere di rottura, difetto o malfunzionamento)
• Assistenza telefonica
• Assistenza tecnica on-site da parte di un tecnico certificato
Con i contratti a costo copia è facile sapere quanto si spende in azienda per stampare ogni singolo foglio: quota mensile diviso numero di stampe, sommiamo il costo della carta e il gioco è fatto. Questo fra l’altro rende semplicissimo suddividere i costi stampa fra i dipartimenti aziendali, grazie ai software di controllo delle macchine.
Oltre ai contratti a costo copia, esistono altre formule che raggiungono tutte il risultato di rendere i costi di stampa chiari e predeterminabili. E, in generale, permettono in questo modo di avere un risparmio immediato, spesso dell’ordine del 15/30%. Tuttavia, per ottenere una riduzione significativa dei costi di stampa, soprattutto se in azienda ci sono parecchi dispositivi, bisogna andare oltre e fare un passo in più, e per questo Refill applica un servizio di stampa gestita, o Managed Print Services, nel quale si prende carico di gestire interamente l’infrastruttura di stampa aziendale, fornendo anche consulenza su come ottimizzare i processi interni per ridurre i costi di stampa, prevedendo anche l’utilizzo di sistemi di acquisizione digitale e gestione dei documenti in forma elettronica.

Risparmio Energetico ed attenzione all’ambiente con Refill

Il progetto Salute in Ufficio ideato da Refill: la nuova frontiera di stampa all’insegna di risparmio e salute

Avete mai pensato di poter stampare in maniera ecologica, in pochissimo tempo e ad altissima velocità con una stampante d’inchiostro ad acqua?

E di risparmiare energia elettrica oltre che sul costo di stampa?

Da oggi, grazie alla tecnologia HP “PageWide” tutto questo è possibile!

Per dimostrare il risparmio energetico in bolletta grazie all’utilizzo delle stampanti HP con tecnologia PageWide, abbiamo applicato un contatore di KWh ad una stampante laser ed uno ad una stampante PageWide
Ecco i risultati:

Risparmio in Kwh 16.29 che equivale ad un risparmio medio in bolletta di 11.40€ al mese.
Inoltre, La chiave della velocità e della qualità rivoluzionaria di questa stampante è la barra di stampa fissa che copre tutta la larghezza della pagina e stampa l’intera immagine in un singolo passaggio.

  • Testina di stampa rivoluzionaria
  • Risparmio energetico (circa il 90% in meno di una laser)
  • Basso impatto ambientale (realizzata con materiale riciclabile)
  • Volume di stampe mensile consigliato da 500 a 10.000 pagine

Contattaci per maggiori informazioni!