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Come individuare i costi di stampa nella tua azienda in 5 mosse

la riduzione dei costi ti sta a cuore ma non sai da dove iniziare.Quanto spendi per stampare i documenti aziendali?

A cosa sono dovuti i costi di stampa nelle aziende?

La International Data Corporation (IDC), in collaborazione con i migliori brand del mondo printing americani , ha pubblicato uno studio che individua i costi di stampa nelle aziende. La ricerca ha stimato che la stampa comporta un costo variabile dall’1 al 3% del profitto annuo di un’azienda. 

I costi si dividono in diretti e nascosti. Vediamoli nel dettaglio:

  • i costi di stampa diretti: sono quelli che nascono dall’acquisto di una nuova stampante, dalle spese di manutenzione e dai materiali consumabili (per esempio toner e carta);
  • i costi di stampa nascosti: sono legati all’ottimizzazione dello spazio e delle risorse, alla durata delle chiamate telefoniche del servizio di assistenza e al numero dei fornitori.

Ma quali sono le  5 mosse che Refill suggerisce per individuare i costi di stampa ????

I costi diretti sono più facili da determinare. La fattura di acquisto di una stampante o di un toner sono facilmente reperibili. Più difficile è determinare i margini di ottimizzazione delle risorse del proprio ufficio. Refill suggerisce 5 mosse per individuare e ridurre i costi di stampa (diretti e nascosti) :

  1. Controlla i volumi di stampa.
  2. Controlla il consumo dei toner.
  3. Ottimizza lo spazio e condividi le risorse.
  4. Ottimizza il numero di fornitori.
  5. Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa.

Controlla i volumi di stampa

I volumi di stampa sono determinati dal numero di pagine che l’azienda produce in un mese. Per calcolarli hai bisogno di conoscere alcuni parametri:

  • il numero delle stampanti all’interno del tuo ufficio o della tua azienda;
  • il ciclo di funzionamento di ciascuna stampante (è fornito nelle specifiche tecniche). E’ la quantità massima di stampe mensili che una macchina può supportare. Superare questa soglia significa sovraccaricare la stampante di lavoro, rallentandone la velocità e aumentando il rischio di guasto;
  • la tipologia del reparto: in base alle esigenze di ogni reparto, l’utilizzo di carta e inchiostri può variare. Il reparto marketing ad esempio avrà un’esigenza di stampa maggiore degli altri reparti interni all’azienda;
  • la quantità di carta acquistata al mese (puoi calcolare questo valore prendendo le schede di fatturazione);
  • il numero di copie che ogni reparto ha stampato, è importante tenere un registro di quante risme sono richieste e stampate da ogni reparto.

Ottenuti questi dati, puoi compilare una tabella Excel che ti permette di controllare se sfrutti o meno le stampanti.

Analizziamo insieme l’esempio. In questo documento puoi notare che il reparto pubblicità, marketing e tipografia sovraccaricano di lavoro le loro stampanti. Una soluzione può essere quella di spostare la stampante nel reparto di amministrazione, che ha un ciclo di funzionamento troppo elevato per le richieste, e metterla nel reparto tipografia.

Controlla i costi dei toner

Un altro costo che devi tenere in considerazione per la tua azienda è quello dei toner. Per scoprirlo devi conoscere il numero di copie che possono essere stampate, la resa per pagina, si trova nelletichetta della cartuccia di inchiostro.

Devi identificare la copertura delle pagine che la tua azienda produce. L’immagine in seguito rappresenta la copertura di toner per tipologia di pagina (in bianco e nero, a colori, per banner pubblicitari).

Ad esempio se prendi un toner che stampa 5.000 copie al 5% di copertura e lo usi per stampe con il 15%, le copie che otterrai saranno solo 1.750 circa, con il 20% saranno 1.250 circa e con il 35% diminuiranno fino a 700 circa.

Per avere una visione globale puoi integrare il file Excel, creato per i volumi di stampa, con la quantità di toner acquistata, quella richiesta per reparto e la copertura di ciascuno.

 La tabella mostra come le stampanti del reparto pubblicità, ed esempio, hanno bisogno di toner che rendono di più con copertura più alta.

Nel dicembre 2006, l’organizzazione International Organization for Standardization (ISO) approvò nuovi standard per la misurazione della resa per pagina (numero totale di pagine che possono essere stampate con una cartuccia di stampa) delle cartucce di stampa di inchiostro (ISO/IEC 24711) e toner a colori (ISO/IEC 19798).
I dettagli degli standard ISO/IEC sono disponibili sul sito Web all’indirizzo: www.iso.org/jtc1/sc28.

Ottimizza lo spazio e condividi le risorse

Se riorganizzi le apparecchiature hardware di stampa, condividendo ad esempio la stessa apparecchiatura tra più reparti, puoi liberare dello spazio e ottimizzare le risorse.

Per esempio, i reparti creativi potrebbero avere bisogno di stampanti digitali, mentre, per l’ amministrazione, potrebbe bastare una stampante in bianco e nero.

Di seguito hai due situazioni che riguardano lo stesso ufficio. Come puoi vedere, alcuni reparti hanno diversi dispositivi, non utilizzati e poco condivisi. A seguito dell’ottimizzazione dello spazio, nei vari reparti hai meno stampanti e più condivisione.

Ottimizza il numero di fornitori

Più fornitori hai, maggiore è la spesa. ? conveniente adottare un criterio di stampa centralizzato che consente una visione complessiva dei costi aziendali. La mancanza di questo controllo rischia di generare un approccio frammentario agli acquisti di apparecchiature hardware.

Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa

necessario scegliere il dispositivo adatto ai tuoi requisiti. Ti consiglio la lettura di questo articolo per scegliere la tua stampante in azienda

Come individuare i costi di stampa: le soluzioni  

Refill noleggio stampanti ha implementato in alcune stampanti le soluzioni “SMART”. Servizi che permettono un’ottimizzazione dei processi di stampa. Grazie a questi servizi puoi controllare:
• la reportistica sui volumi, stampa un report che indica il numero di copie che sono state fatte, da chi, il numero di fogli, il colore e la grandezza della carta.
• la gestione automatica del toner , ti aiuta nella gestione dei toner o inchiostri in esaurimento. In automatico invia una notifica al tuo fornitore di fiducia non appena la stampante richiede una sostituzione del toner o inchiostro o di un intervento di assistenza.
• l’amministrazione in real time della stampante connessa al tuo pc.
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Refill noleggio stampanti ed il servizio di stampa gestito MPS
Capire i costi di stampa ti permette di progettare una soluzione di stampa in grado di ridurre i costi e le inefficienze. I servizi di stampa gestiti, denominati MPS, permettono di ottimizzare i processi di stampa. Tramite un’applicazione interattiva basata sul web puoi:

  1. monitorare l’ambiente di stampa e utilizzare i miglioramenti dei processi in corso per risparmiare tempo e denaro.
  2. identificare e risolvere in modo proattivo eventuali problemi di stampa e rifornire le stampanti appena si manifesti una mancanza di consumabili.
  3. sorvegliare, gestire e ottimizzare la produzione totale di stampa a prescindere dalla marca.
  4. fornire una strategia per ridurre il numero e i tipi di dispositivi di stampa.
  5. ridurre l’impatto ambientale stampando meno carta e consumando meno energia.
    Il servizio di stampa gestito MPS può aiutarti a migliorare e semplificare i processi di business quotidiani.

Conclusioni

I costi di stampa sia diretti che nascosti possono incidere in modo sensibile nel bilancio aziendale. In questo post ti ho suggerito 5 mosse per individuare e ridurre la spesa per stampanti e consumabili.

  • Il conteggio dei volumi di stampa
  • l’utilizzo ottimale dei toner e
  • la scelta del dispositivo ideale

sono alcuni step che devi eseguire per far risparmiare la tua impresa.

VELOCITA’ INCREDIBILE. VALORE INCREDIBILE.

Con il Noleggio Stampanti Refill proponiamo un modo completamente nuovo di stampare.

Refill Noleggio Stampanti rivoluziona e reinventa la stampa aziendale con i dispositivi più ecologici e veloci del mondo.

Non sono laser, non sono a getto di inchiostro ma sono il meglio di entrambi i metodi di stampa.

Il servizio di noleggio stampanti Refill propone un’alternativa del tutto nuova per la stampa aziendale e non solo: anche i privati e le pubbliche amministrazioni possono beneficiare della nuova tecnologia grazie ad una linea dedicata.

I dispositivi del noleggio stampanti Refill con la nuova tecnologia PageWide sono stati progettati con un minor numero di parti in movimento. La barra di stampa fissa che copre l’intera larghezza della pagina consente velocità senza paragoni, maggiore affidabilità e minori parti di ricambio, il tutto con qualità di stampa professionale al minor costo operativo totale della sua categoria.

ARIA PIÙ PULITA:Niente emissioni di polveri sottili

BASSO RUMORE:Il rumore è ridotto al minimo grazie alla stampa con singolo passaggio

RISPARMIO ENERGETICO:Grazie all’assenza di un fusore, si risparmia fino all’84% di energia

RISPARMIO ECONOMICO:Risparmio fino al 75% sui rifiuti speciali da smaltire

Scegliendo un servizio di Noleggio stampanti Refill per arrivare ad ottenere quanto sopra procederemo prima ad una consulenza mirata con i seguenti passaggi:  

  • Analisi del vostro ambiente di stampa
  • Progettazione del vostro ambiente di stampa
  • Realizzazione del progetto
  • Implementazione tecnica
  • Monitoraggio da remoto dei dispositivi
  • Assistenza tecnica e manutenzione on site
  • Report analitici

Scegli Refill per la tua Libertà di Stampa

Guida alla scelta della stampante

Per poter scegliere correttamente la propria stampante e la formula di acquisto o noleggio il reparto Refill divisione Noleggio e Costo Copia, suggerisce la seguente:

GUIDA ALLA SCELTA DELLA STAMPANTE

Passo 1: I VOLUMI DI STAMPA.
In base alla quantità di carta acquistata, potete capire il volume mensile di stampa. Tali volumi si possono classificare in:
• Basso volume = fino a 1000 copie mensili
• Medio volume = fino a 5000 copie mensili
• Alto volume = oltre le 5000 copie mensili
Passo 2: IL TIPO DI STAMPANTE.

Multifunzioni PAGEWIDE INKJET 3.0 ideali per stampare documenti in A4 e da tenere fianco scrivania senza rischi per la salute utilizzando tutte le funzioni possibili ad altissima velocità.
Multifunzioni Laser (Monocromatiche o Colore) possono eseguire stampe da pc, copie, scansioni a colori e Fax.
• Fotocopiatori Digitali (Monocromatiche o Colore) possono eseguire stampe da pc, copie, scansioni a colori, Fax e con ulteriori accessori possono fascicolare,piegare e pinzare i documenti fino al formato A3.
Un’efficiente macchina da stampa non necessita di ulteriori accessori. Bisogna tener presente che l’acquisto di accessori aggiuntivi comporta un aumento di prezzo, sia al momento dell’acquisto che per la manutenzione. E’ importante, quindi, focalizzare la scelta in base alle proprie esigenze. Tra le opzioni principali le più comuni sono:
• Copia fronte-retro: fotocopiare fronte-retro significa ottenere automaticamente copie su entrambi i lati del foglio
• Fascicolatore o FINISHER: si occupa di rifinire il lavoro dividendo per gruppi le copie e se necessario spillarle.
• Scheda PRINT: trasforma la fotocopiatrice in una multifunzione, capace di stampare il locale o in rete.
• Alimentatore o ADF: ci consente di posizionare un gruppo di originali sulla fotocopiatrice che verranno presi in automaticamente e fotocopiati.
• Scheda FAX: permette l’invio e la ricezione di fax con grande capacità di memoria e di carta.
Nelle soluzioni di noleggio Stampanti Refill, la gamma di multifunzioni è sempre completa di tutte le funzioni sopra elencate anche quelle ritenute opzionali, perché grazie alla rata di comodato d’uso contenuta Refill sostiene per il cliente tutti quei costi di accessori che diversamente acquistati avrebbero non solo dei prezzi di acquisto altissimi ma anche di manutenzione.

Noleggio Stampanti, multifunzione ed inquinamento, come scegliere per tutelare la propria salute

Nel rifornirsi di una stampante spesso si mettono a confronto i seguenti punti:

Superando questi due primi punti sarebbe importante mettere in lista una terza considerazione:

3 ) Quanto è importante manutenere una stampante e quali sono i rischi della cattiva manutenzione?

In realtà questa terza domanda che dovremmo porci è la chiave di lettura per una scelta adeguata non solo all’uso ma al pericolo che una semplice stampante può arrecare alla nostra salute; vediamo quindi insieme di spiegarne la logica che deve condurci nella nostra scelta definitiva:

Le stampanti e le fotocopiatrici possono rilasciare sostanze inquinanti. Infatti durante l’accensione e l’esercizio questi apparecchi liberano nell’aria polveri fini, composti organici volatili e ozono. .

Per il noleggio stampanti e fotocopiatrici selezioniamo modelli che non inquinano l’aria rilasciando diverse sostanze inquinanti in dosi più o meno elevate, specialmente durante le operazioni di accensione, stampa e fotocopiatura. Al momento dell’accensione, la ventilazione espelle verso l‘esterno la polvere depositata nell’apparecchio, mentre, durante l’esercizio, le alte temperature raggiunte liberano le sostanze contenute nell’apparecchio e nella carta. Queste sostanze possono raggrupparsi in particelle. Inoltre, il procedimento di stampa e fotocopiatura produce scariche elettriche, durante le quali l’ossigeno contenuto nell’aria si converte in ozono.

Le principali sostanze inquinanti emesse

Anche se la scelta del noleggio stampanti  e l’applicazione di alcune misure consentono di contenere la fuoriuscita di sostanze inquinanti ,  nessun apparecchio può funzionare senza produrre emissioni. Di seguito sono illustrate le principali categorie di sostanze inquinanti nel noleggio stampanti.

Composti organici volatili e poco volatili

Durante le operazioni di stampa e fotocopiatura, gli apparecchi possono liberare composti organici volatili (COV) e poco volatili. Si tratta di sostanze chimiche molto diverse, che possono essere sprigionate dagli inchiostri utilizzati e dalle resine artificiali contenute nei toner. Ma anche la carta e i materiali sintetici contenuti nell’apparecchio, specialmente se nuovo, producono simili composti, che possono poi condensarsi in particelle di polveri fini (si veda più avanti).

Un’elevata concentrazione di COV e di composti organici poco volatili nell’aria ambiente può creare, specialmente nei soggetti sensibili, reazioni dovute a odori molesti e irritazioni delle mucose, spesso associate a sintomi da stress come mal di testa e deficit della concentrazione.

Polveri fini

I media hanno trattato ripetutamente il tema delle polveri fini liberate nell’aria da stampanti laser e fotocopiatrici, ipotizzando che queste particelle, spesso finissime (dell’ordine di nanometri), fossero polveri di toner. Dato che le polveri di toner penetrate nei polmoni sono difficilmente degradabili, queste affermazioni hanno creato un certo allarme. Gli esami eseguiti successivamente hanno tuttavia permesso di stabilire che le polveri fini rilasciate da tali apparecchi contengono solo una minima parte di particelle di toner, mentre sono costituite prevalentemente da composti organici molto volatili condensati. Al momento dell’accensione, gli apparecchi possono liberare polveri fini, contenute inizialmente nell’aria dei locali e depositatesi nell’apparecchio attraverso la ventilazione. Un’altra importante fonte di polveri fini è la carta. Durante l’esercizio, la meccanica dell’apparecchio produce polvere di carta finissima che finisce nell’aria ambiente. È indubbio che occorra proseguire la ricerca sulle emissioni di polveri fini delle stampanti e delle fotocopiatrici, poiché non è ancora chiaro se e fino a che punto siano dannose per la salute.

Ozono

Nel servizio di  noleggio stampanti Refill , le emissioni di ozono sono state ridotte drasticamente. Possono tuttavia costituire ancora un problema per i posti di lavoro in cui si continua a disporre di vecchie fotocopiatrici e stampanti laser. Le stampanti a getto d’inchiostro non producono invece emissioni di ozono. E’ per questo che Refill con HP si è specializzata nel noleggio stampanti page wide, il getto d’inchiostro 3.0

L’ozono irrita le vie respiratorie e può aggravare i disturbi nei soggetti asmatici. Nei locali chiusi, l’ozono può reagire a contatto con una serie di composti organici in superficie o, nell’aria ambiente, generando sostanze altamente irritanti.

Come riconoscere gli apparecchi a bassa emissione di sostanze inquinanti?

La quantità delle sostanze inquinanti emesse da un determinato apparecchio dipende da una complessa interazione tra diversi fattori: genere di apparecchio, condizioni d’esercizio, tipo di toner e carta utilizzati, manutenzione, pulizia e temperatura ambiente. È difficile avanzare affermazioni di natura generale. Gli esperimenti condotti in camera climatica permettono perlomeno di supporre che le stampanti laser rilascino tendenzialmente una quantità maggiore di polveri fini rispetto a quanto non facciano le stampanti a getto d’inchiostro. Bisogna inoltre affidarsi alle certificazioni rilasciate per gli apparecchi a basse emissioni di sostanze inquinanti e basate su misurazioni standardizzate, come «Blauer Engel», «TCO’99» e il marchio di controllo BG, «sicuro, ergonomico, a basse emissioni» dell’Istituto d’assicurazione professionale tedesco del settore amministrativo (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft).

Tuttavia, la certificazione di bassa emissione è garantita unicamente a condizione che l’apparecchio sia utilizzato correttamente ed equipaggiato secondo le indicazioni del fabbricante e soprattutto rispetti le indicazioni fornite da Refill per il noleggio stampanti. .infatti con il servizio di noleggio stampanti Refill introduce a sua volta  i consumabili ed i pezzi di manutenzione  rispettando scrupolosamente le indicazioni del fabbricante .Ecco quindi che subentra giocando un ruolo determinante nella riduzione delle emissioni il servizio di Manutenzione che è parte fondamentale del Noleggio Stampanti, e che diversamente in condizioni di acquisto/proprietà della macchina viene preso in considerazione solo ed esclusivamente in caso di fermo macchina.

Il noleggio stampanti di Refill   fornisce con regolarità controlli e pulizie manutentive agli  apparecchi installati presso i suoi clienti durante il ciclo contrattuale e rimuove immediatamente i noleggi stampanti in  cattivo stato di manutenzione, perché possono sprigionare, in proporzione, una quantità di polveri fini nettamente superiore agli apparecchi dello stesso tipo revisionati adeguatamente.

Nel noleggio stampanti il personale Refill fornisce un servizio aggiuntivo di  educazione all’utente per evitare alcuni passaggi che pure contribuiscono all’emissione di polveri sottili come di seguito elencati:

1.Qualora si inceppino dei fogli, non strappare con forza i resti di carta incastrati tra i rulli, per evitare che sia rilasciata polvere di toner ed entri in contatto con la pelle, gli occhi e le vie respiratorie

2.Prestare la massima attenzione nel sostituire il toner e nel manipolare le cartucce vuote. Conservarle lontane dalla portata dei bambini. Come indicato sopra, evitare la dispersione di polvere di toner nonché il contatto con la pelle, gli occhi e le vie respiratorie.

3.Arieggiare spesso i locali in cui si fotocopia, stampa, scansiona

4.In caso di contatto con la pelle degli inchiostri liquidi o in polvere, lavare con acqua fredda e sapone. Attenzione: non usare acqua calda o bollente! Ad alte temperature il toner diventa appiccicoso. Non utilizzare solventi.

5.In caso di contatto con gli occhi, sciacquare per almeno dieci minuti con acqua fredda. In caso di forti reazioni irritative o nel dubbio si consiglia di consultare il medico.

Salute al sicuro grazie al TONER POLIMERIZZATO Simitri HD

ll TONER  POLIMERIZZATO Simitri HD montato sulle macchine dipartimentali assicura un basso impatto ambientale

Toner basso impatto ambientale

Toner basso impatto ambientale

Nella sua attenta ricerca di prodotti consumabili non nocivi all’uomo e all’ambiente REFILL , ha selezionato per le macchine Laser jet la stampante Konica Minolta ed i toner SIMITRI HD.
Oggi, il 99,6% dei toner a colori Konica Minolta e il 96,5% dei suoi toner monocromatici sono in polimeri – i tassi più elevati del settore.

Il toner polimerizzato Simitri HD ha molto meno impatto sull’ambiente durante la sua produzione, l’uso e il riciclaggio.

Il suo contenuto di biomassa è in realtà CO2 neutrale durante il riciclaggio.

Simitri HD – Produzione di un toner verde

Il costante impegno di Konica Minolta per ridurre l’impatto ambientale delle sue tecnologie all’avanguardia, migliorandone l’efficienza è evidente in varie innovazioni ecologiche.

Toner Simitri per Konica

Toner Simitri per Konica

Riducendo notevolmente l’impatto ambientale, la produzione di toner per polimerizzazione genera, ad esempio, 33% in meno di CO2 rispetto alla fabbricazione tradizionale di toner.

Simitri HD – Utilizzo del toner verde

Poiché i grani dei toner polimerizzati sono così fini, è necessaria una minore quantità di toner rispetto ai toner polverizzati, utilizzando in questo modo meno risorse naturali.

Inoltre, il toner a polimeri Simitri HD richiede una temperatura di fusione più bassa.

Entrambi gli aspetti contribuiscono notevolmente a ridurre la quantità di energia utilizzata e la relativa emissione di CO2.

Simitri HD – Riciclaggio del toner verde

Un ingrediente importante nel toner Simitri HD è la biomassa, che è CO2 neutrale durante il riciclaggio e riduce ulteriormente l’impronta di carbonio di Simitri HD e dispositivi per ufficio di Konica Minolta.

Fin dalla prima produzione del toner Simitri nel 2000, i toner polimerizzati di Konica Minolta contengono quasi il 10% di biomassa, vale a dire di materiale di origine vegetale. Dal punto di vista della neutralità carbonica, le emissioni durante lo smaltimento di toner sono significativamente più basse grazie ai suoi contenuti a base vegetale.

Neutralità Carbonica significa ridurre le emissioni di carbonio allo zero netto bilanciando una quantità misurata di carbonio emessa con una quantità equivalente assorbita.

Il contenuto di biomassa di toner a polimeri assorbe CO2 prima di diventare materia prima. La quantità di CO2 emessa è quindi pari a quella legata.

Riciclaggio Toner

Riciclaggio Toner